Les imprimantes sont bien plus que des machines qui produisent des impressions ou permettent de numériser des documents. Vous pouvez tirer bien plus de votre imprimante que vous ne le pensez. Une imprimante Xerox est un appareil intelligent. Avec le bon logiciel, une bonne gestion et une stratégie bien pensée, vous pouvez faire d’un Xerox un employé très précieux qui peut faciliter et alléger votre charge de travail quotidienne.

Une vue d’ensemble.

Gestion des périphériques : pourquoi il est important de gérer correctement vos imprimantes

Tout commence par une bonne gestion. Même si vous n’avez qu’une seule imprimante. Tout le monde sait qu’il est important de maintenir son PC à jour en permanence. Pour des raisons de sécurité et pour profiter des fonctionnalités supplémentaires offertes par les dernières versions de votre système d’exploitation et de vos logiciels. Il en va de même pour une imprimante. Tout d’abord, il s’agit d’un micrologiciel. Vous devez les mettre à jour régulièrement. Un nouveau micrologiciel peut doter votre imprimante de nouvelles fonctions et rendre l’appareil plus performant. En outre, il n’est pas facile de gérer plusieurs imprimantes si l’on ne dispose pas des outils adéquats pour tout contrôler à distance. Avec la gestion des périphériques, vous organisez le contrôle de votre parc d’imprimantes comme s’il s’agissait d’un périphérique individuel, en appuyant simplement sur un bouton.

Gestion de l’impression : définissez votre propre stratégie d’impression

La gestion de l’impression vous permet de définir une stratégie d’impression et de mieux contrôler l’impression elle-même. Vous pouvez mieux organiser et rationaliser l’impression de documents au sein de votre entreprise. Par exemple, vous pouvez déterminer quels utilisateurs sont autorisés à imprimer en couleur, qui doit badger pour imprimer afin de diriger les impressions vers un coût particulier. Vous pouvez configurer tout ce qui provient d’une application de courrier pour qu’il soit imprimé en noir et blanc et recto verso. La gestion de l’impression comprend également la fonction « follow me » qui permet d’imprimer à partir de l’appareil le plus proche à ce moment-là. Il existe toute une série d’options que vous pouvez mettre en œuvre en fonction de votre organisation, laissez la stratégie d’impression faire le travail.

Numérisation et capture : numérisation intelligente des documents

La numérisation d’un document et son classement dans le bon dossier nécessitent souvent des détours inutiles. Aujourd’hui, la seule option est souvent de « numériser pour envoyer ». Pour les organisations où les scans font partie de la charge de travail quotidienne, cette façon de travailler est un obstacle qui retarde le processus. De plus, à chaque étape, du scan au dépliant, vous ouvrez la porte à l’erreur humaine. Grâce à la numérisation et à la capture, vous allez pouvoir automatiser l’ensemble du processus et le réaliser en une seule action. Grâce à l’OCR, vous pouvez en outre apprendre au scanner à reconnaître vos documents. Grâce à des règles que vous définissez vous-même, vous pouvez indiquer à votre appareil l’affectation ou l’action (envoyer, enregistrer dans le dossier x…) à effectuer pour différents types de documents. Faites en sorte que le logiciel travaille pour vous et non l’inverse.

Impression en nuage : imprimer sans avoir à se soucier d’un serveur d’impression

De plus en plus d’entreprises choisissent de déplacer leur infrastructure informatique de l’intérieur vers l’extérieur, y compris le serveur d’impression. De cette manière, vos travaux d’impression sont transmis au nuage via votre PC. Vous mettez ce travail dans la file d’attente jusqu’à ce que vous vous identifiiez auprès d’une imprimante et que vous confirmiez votre travail d’impression. Vous pouvez transférer des travaux d’impression n’importe où et n’importe quand, et imprimer, récupérer et supprimer vos documents de la file d’attente sur n’importe quelle imprimante qui reconnaît vos informations d’identification. La migration de votre serveur d’impression vers le nuage est une tâche que nous accomplissons ensemble facilement, sans charge supplémentaire pour les collègues.

Impression mobile : parce que l’avenir est flexible

Nous devenons de plus en plus mobiles et flexibles dans notre façon de travailler. La tendance à pouvoir travailler quand et où l’on veut va continuer à évoluer. Vous ne faites pas non plus de compromis sur l’impression et la numérisation. La flexibilité à grande échelle devient la norme. Conséquence logique : vous pouvez imprimer et numériser sans problème n’importe où. Même sur un appareil qui se trouve dans un réseau auquel vous n’avez pas accès. Avec une application Xerox sur votre appareil (téléphone, tablette ou PC) à partir de laquelle vous imprimez et une imprimante Xerox ConnectKey, vous pouvez imprimer et numériser partout dans le monde via le cloud privé de Xerox, comme si vous étiez dans votre propre bureau.