waarom het als kmo belangrijk is om je printers goed te beheren ?

Zelfs wanneer je maar één printer hebt, is het belangrijk het toestel goed te beheren, als een goede huisvader. Iedereen beseft inmiddels dat het belangrijk is een pc steeds up-to-date te houden. Om veiligheidsredenen en om gebruik te kunnen maken van de extra mogelijkheden die de laatste versies van het besturingssysteem en software bieden. Voor een printer geldt precies hetzelfde!

Upgrade je firmware

Ook een printer is een intelligent toestel dat kan bijleren. In de eerste plaats gaat het over firmware. Die moet je regelmatig upgraden. Nieuwe firmware kan je printer meer mogelijkheden geven, maakt het toestel performanter of haalt er een aantal bugs uit.

Je kan dit beheer (device management) in eigen handen nemen. We kunnen je hiervoor de juiste tools aanbieden waarmee je vlot aan de slag kan. Wil je het beheer liever niet in eigen handen? Dan kan je rekenen op de persoonlijke service van XsolveIT.

De Welkom Desk, de unieke helpdesk van XsolveIT

Bij XsolveIT hebben we voor onze klanten een eigen helpdesk uitgebouwd met gespecialiseerde medewerkers die je one-to-one verder helpen. Het is onze ‘Welkom Desk’, een warme naam omdat we willen dat je je welkom voelt. Afdrukstoringen, scanproblemen, tekort aan toner, upgrades… noem maar op: via één telefoonnummer en één mailadres helpen we je persoonlijk verder. Op de helpdesk vind je bovendien heel wat extra informatie en demonstratievideo’s om meer uit je Xerox toestel te halen dan je misschien voor mogelijk hield.

Snel weer printen, kopiëren en scannen

De Welkom Desk zoekt steeds naar de snelste en beste oplossing. Zo is het soms mogelijk om storingen vanop afstand op te lossen via de telefoon of door het scherm over te nemen. In dat geval is je probleem in enkele minuten opgelost en hoef je geen halve dag op een technicus te wachten. Je printerpark is dus snel weer up and running, met een minimum aan downtime..

Complete ontzorging van uw printerpark

Met de Xerox Support Assistant-app zijn we in staat de ontwikkeling van Managed Print Services naar een nog hoger niveau te brengen.

De Welkom Desk is het hart van onze organisatie.  Dagelijks bereikbaar van 8,30u tot 17,30u, één nummer, één adres, voor al uw vragen – beantwoordt vanuit Sint-Niklaas.

Track ‘n Trace van tonerleveringen op de gebruikersinterface

Met de Xerox Support Assistant-app zijn we in staat de ontwikkeling van Managed Print Services naar een nog hoger niveau te brengen.

Deze ConnectKey-app biedt eindgebruikers real time informatie over verbruiksartikelen en storingen. Onze klanten profiteren dankzij de Xerox Support Assistant-app van lagere operationele kosten, verbeterde klanttevredenheid en proactieve service-communicatie. Tevens wordt het aantal telefoontjes naar de helpdesk flink gereduceerd, omdat de MFP de gebruiker real time informeert.

Hierdoor ontvangt de klant een nog betere servicebeleving, krijgt de productiviteit een boost en wordt de efficiency verhoogd.

De applicatie is een aanvulling op de workflow-oplossingen en kan worden toegevoegd aan bestaande Xerox MFP’s. Door middel van een knop op de printer is alle service-informatie direct zichtbaar. Zo geeft de applicatie bijvoorbeeld aan of er een nieuwe toner onderweg is of wanneer een technieker langskomt in het geval van een storing.

Beheer alle printers en mfp’s op efficiënte wijze

Xerox CentreWare Web biedt u productiviteitsvoordelen die u niet zou verwachten in apparaatbeheer. Deze innovatieve, web browser-gebaseerde software tool installeert, configureert, beheert, bewaakt en rapporteert elke netwerkprinter en multifunctional binnen de onderneming – ongeacht de fabrikant… en is ook nog eens volledig gratis!

Eigenschappen die de productiviteit verbeteren

• Printers en multifunctionals op afstand configureren.
• Meerdere printers als geheel beheren met de groepbeheerfunctie
• Status van machines binnen het bedrijf controleren.
• Status van machines proactief bewaken door waarschuwingen te ontvangen over printerstatus en -problemen om vaak voorkomende problemen op te lossen en uitval te voorkomen.
• Problemen opsporen en verhelpen.

Eigenschappen die de kosten verlagen

Afdrukverbruik per gebruiker resp. groep bijhouden voor een eenvoudiger verbruiksbeleid en zorgen dat machines zo goed mogelijk worden ingezet binnen de organisatie.

Eigenschappen die helpen de veiligheid te garanderen

Belangrijke apparaat instellingen centraal beheren voor een consequente en correcte implementatie van het beveiligingsbeleid en de beveiligingsprocedures.

Belangrijkste uitdagingen

IT-beheerders staan continu voor de taak om een groot aantal printers en mfp’s van verschillende fabrikanten te moeten beheren, deze te herkennen, het gebruik daarvan te registreren, de status te bewaken, softwareconfiguraties te updaten, nieuwe drivers te installeren, verbruiksartikelen te beheren en te rapporteren over de infrastructuur als geheel. Hiervoor moeten zij kunnen beschikken over een uitgebreid, eenvoudig te gebruiken tool dat dit en nog veel meer kan.

Productiviteit verhogen

• Beheer en stel rapporten op over alle netwerkprinters en -multifunctionals met SNMP binnen het bedrijf – ongeacht de fabrikant.
• Centraliseer de printer set-up en maak het systeembeheerders mogelijk om netwerkprotocollen te installeren, configureren en de instellingen via een tool, dat alle machines op eenvoudige wijze integreert tot een groot geheel.
• Genereer consistente informatie vanuit databases en systemen die uitgebreid, betrouwbaar en eenvoudig te begrijpen is.

Kosten verlagen

• Houd het afdrukverbruik en de gebruiksniveaus bij en optimaliseer het gebruik van de machines.
• Verminder het aantal service-calls en verhoog de efficiency van het beheer van de uitvoermachines.
• Zorg voor beveiliging door belangrijke beveiligingsinstellingen voor apparatuur centraal te beheren.

Xerox CentreWare® Web biedt de volgende voordelen:

• Eenvoudig te implementeren en beheren
• Ondersteunt elke SNMP compatibele printer of multifunctional, niet alleen Xerox apparatuur.
• Vereenvoudigt de integratie van apparatuur – installeer, configureer en bekijk de instellingen voor alle netwerkprotocollen en stel de standaardinstellingen van een machine vanaf een centrale plaats in.
• Configuratie-instellingen – hiermee kunnen beheerders sjablonen opstellen om instellingen te definiëren voor netwerkprotocollen, scannen, opdrachtadministratie en beveiliging in compatibele Xerox machines.
• Configuratietaken – deze taken kunnen eenvoudig worden gemaakt, gepland en toegepast op een reeks machines die flexibel kunnen worden geselecteerd met een logische (Booleaanse) uitdrukking.
• HP machines beheren – een reeks speciale instellingen voor apparatuur van Hewlett Packard kunnen op afstand worden beheerd via Configuratie-instellingen en Configuratietaken.
• Kloonfunctie maakt het mogelijk om de instellingen van een machine naar andere, vergelijkbare machines over te zetten – dit bespaart veel tijd en moeite.
• Reduceert het aantal servicebezoeken en de onderbrekingen door proactief te reageren op waarschuwingen.
• Levert nauwkeurige tellerstanden t.b.v. doorbelasting op gebruiker of machine.
• Ophalen en rapporteren – over afdruk-, kopieer-, scan- en serverfaxactiviteiten op gebruikersniveau voor Xerox multifunctionals met netwerkaccounting.
• Active Directory van de organisatie gebruiken – door een bestaand object te koppelen aan het “ID-veld opdrachtadministratie”. Zo worden snel alle gebruikers binnengehaald als geldige accounts die automatisch kunnen worden bijgewerkt. Gebruikers kunnen nu max. 10 Customer Active Directories importeren.
• Werkt als stand-alone oplossing of integreert naadloos in bestaande software/hardware-configuraties.
• Maakt onderscheid in een veelheid aan apparatuur door deze in standaard of specifieke groepen te plaatsen.
• Group polling functie maakt het mogelijk om polling intervallen en prioriteiten in te stellen.

Waarom kiezen voor Xerox?

• Vereenvoudig uw werk met deze toonaangevende apparatuur beheersoftware.
• Xerox werkt continu aan de innovatie van apparatuur beheertools en laat zich daarbij leiden door de feedback van haar klanten uit grote en kleine ondernemingen.

Nood aan meer informatie? Neem dan nu contact op met onze specialisten.