Printers zijn veel meer dan machines waar afdrukken uitrollen of waarmee je documenten kunt scannen. Je kan veel meer uit je printer halen dan je denkt. Een printer van Xerox is een intelligent apparaat. Met de juiste software, een goed beheer en een doordachte strategie kan je van een Xerox een heel waardevolle medewerker maken die je dagelijkse workload kan verlichten en versoepelen.

Een overzicht in vogelvlucht.

Device management: waarom het belangrijk is om je printers goed te beheren

Alles begint met een goed beheer. Zelfs al heb je maar 1 printer. Iedereen weet wel dat het belangrijk is je pc steeds up-to-date te houden. Om veiligheidsredenen en om gebruik te kunnen maken van de extra mogelijkheden die de laatste versies van je besturingssysteem en software bieden. Voor een printer geldt precies hetzelfde. In de eerste plaats gaat het over firmware. Die moet je regelmatig upgraden. Nieuwe firmware kan je printer meer mogelijkheden geven, maken het toestel performanter.  Daarnaast is beheren van meerdere printers niet eenvoudig als je niet beschikt over de juiste tools om vanop afstand alles naar je hand te zetten.  Met device management organiseer je de controle over je printerpark als over je individueel toestel, met een druk op de knop.

Print management : bepaal je eigen printstrategie

Dankzij print management kan je een printstrategie uitstippelen en meer controle krijgen over het printen zelf. Je kan het afdrukken van documenten binnen je onderneming beter organiseren en stroomlijnen. Zo kan je bijvoorbeeld bepalen welke gebruikers in kleur mogen printen, wie er moet badgen om te kunnen printen om zo de afdrukken naar een bepaalde kostenpost te kunnen leiden. Je kan instellen dat alles wat vanuit een mailapplicatie komt in zwartwit en recto verso wordt afgedrukt. Ook de functie ‘follow me’ waarbij de prints uit het toestel rollen waar je op dat moment het dichtst bij bent, behoort tot print management. Er is een variatie aan mogelijkheden die je op maat van jouw organisatie kan implementeren, laat de printstrategie het werk doen.

Scanning & Capture : intelligent scannen van documenten

Een document scannen en vervolgens in de juiste folder krijgen, vergt vaak onnodig veel omwegen. Vandaag is vaak de enige optie ‘scan to mail’. Voor organisaties waar scans tot de dagelijkse workload behoren, is deze manier van werken een vertragende drempel. Bovendien zet je bij iedere stap van scan naar folder, de deur voor menselijke fouten op een kier. Met scanning en capture ga je dit hele proces automatiseren en in één actie kunnen uitvoeren. Via OCR kan je bovendien de scanner je documenten leren herkennen. Via regels die je zelf instelt, kan je je toestel de opdracht of welke actie (mailen, bewaren in folder x…) er bij verschillende soorten documenten moeten ondernomen worden. Laat de software voor jou werken en niet omgekeerd.

Cloud printing : printen zonder omkijken naar een printserver

Steeds meer organisaties kiezen ervoor om hun IT-infrastructuur te verhuizen van on-premise naar de cloud, incluis de printserver. Op die manier worden je printopdrachten via je pc doorgestuurd naar de cloud. Die opdracht parkeer je in de wachtrij tot je jezelf identificeert aan een printer en je afdruktaak bevestigt. Je kan waar en wanneer maar ook printopdrachten doorsturen en op iedere printer die je credentials herkent je documenten printen of uit de wachtrij halen en verwijderen. De verhuis van je printserver naar de cloud is een klus die we samen eenvoudig klaren, zonder bijkomende last voor de collega’s.

Mobile printing : omdat de toekomst flexibel is

We worden steeds mobieler en flexibeler in onze manier van werken. De trend om te kunnen werken waar en wanneer we willen, zal nog verder evolueren. Ook wat printen en scannen betreft sluit je geen compromissen.  Verregaande flexibiliteit wordt de norm.  Een logisch gevolg is dat je overal vlot kan printen en scannen. Ook op een toestel dat in een netwerk staat waar je geen toegang tot hebt. Met een Xerox applicatie op je device (telefoon, tablet of pc) van waaruit je print en een Xerox ConnectKey printer kan je via de private cloud van Xerox printen en scannen over heel de werled, net alsof je je in je eigen kantoor zat.