afbeelding4

Veilig printen

Hoe veilig is je printer?

Bedrijven besteden terecht heel wat aandacht aan de beveiliging van hun IT-systemen en hun data. Computers krijgen antivirussystemen, het netwerk wordt uitgerust met een firewall … Vaak zien bedrijven hun printers echter over het hoofd. Nochtans zijn de meeste printers in ondernemingen verbonden met het interne netwerk. Ze vormen dus, net als de andere toestellen, een toegangspunt tot je systemen. Wanneer een printer niet of onvoldoende beveiligd is, kan iemand met slechte bedoeling via die weg toegang krijgen tot apparaten, uw netwerk en zelfs gevoelige bedrijfsdata.

Hoe staat het met de beveiliging van uw printerpark? Ontdek het meteen via deze checklist!

Op zoek naar een partner voor je printerpark bij wie veiligheid vooropstaat? Xerox en XsolveIT laten je in alle vertrouwen werken met je toestellen!

  1. Kunnen alleen geautoriseerde medewerkers uw printers gebruiken?

Zorg ervoor dat alleen de juiste mensen toegang krijgen tot je toestellen, door ze te beveiligen met bijvoorbeeld een pincode, badge of biometrie.

  1. Zijn de printers beveiligd tegen inbraak via het netwerk?

Inbraakdetectie beschermt je apparaat tegen indringers van buitenaf.

  1. Zijn de printers fysiek beveiligd?

Beveilig je printers tegen diefstal en manipulatie met een stevig slot en scherm papierladen en ongebruikte poorten af.

  1. Hebben je printers een whitelisting-functie?

Whitelisting zorgt ervoor dat de printer alleen interageert met vertrouwde partijen. Alleen authentieke firmware kan geladen worden. De functie detecteert ook niet-geautoriseerde pogingen om beschermde bestanden en mappen te lezen of te wijzigen.

  1. Worden printopdrachten en data geëncrypteerd?

Door data die in het interne geheugen van de printer staan en naar de printer verzonden worden (van gebruikersgegevens tot concrete printopdrachten) te versleutelen, maak je ze onleesbaar voor iemand die je gegevens toch zou onderscheppen.

  1. Worden scans versleuteld?

Ook scans kan je onleesbaar maken voor derden door ze te encrypteren of ze als een versleutelde mail te verzenden. Zorg er bovendien voor dat scans op een veilige map worden opgeslagen.

  1. Kan je op een veilige manier via de cloud printen?

De cloud heeft heel wat voordelen ten opzichte van het interne netwerk, maar stelt wel hogere eisen op het vlak van beveiliging. Zorg er dus voor dat ook je cloudoplossing streng beveiligd is en gebruikersauthenticatie en data-encryptie ondersteunt.

  1. Gebruik je pull-printing of follow-me printing?

Bij pull-printen of follow-me printing worden printopdrachten eerst opgeslagen op een beveiligde server. Gebruikers moeten zich vervolgens aan het toestel authenticeren alvorens ze hun document uit de printer kunnen laten rollen. Dat zorgt ervoor dat niemand anders met de papieren gaat lopen en voorkomt overbodige prints die niet opgehaald worden.

  1. Gebruik je watermerken en codering om wijzigingen en vervalsingen te voorkomen?

Sommige toestellen kunnen watermerken of codes toevoegen die het mogelijk maken om documenten te controleren op hun echtheid. U kunt gevoelige documenten ook voorzien van speciale logo’s, zegels en beveiligingslettertypes om fraude te voorkomen.

  1. Beschikt je onderneming over een beveiligingsbeleid voor het hele printerpark?

Door een centrale beheersfunctie voor je toestellen, kunnen jij of je IT-partner het hele printerpark nauwkeurig monitoren en beveiligen. Via de beheersapplicatie van je printerpark kan je een toegangs- en gebruiksbeleid opstellen voor verschillende toestellen en verschillende (groepen) gebruikers.

  1. Volg je op of je beveiligingsbeleid wordt nageleefd?

Door gebruiksgegevens van je printers en medewerkers in detail op te volgen, kan risico’s, zwakke plekken en onnodig verbruik in kaart brengen.

  1. Maak je je werknemers bewust van het belang van veilig printen?

Deze laatste stap is misschien wel een van de belangrijkste. Vaak handelen gebruikers onveilig omdat ze niet beter weten. Wanneer ze zich bewust zijn van de mogelijke gevolgen van onveilig gedrag, zullen ze sneller geneigd zijn hun gedrag aan te passen. Ze zullen ook meer bereid zijn om beveiligingsmaatregelen zoals authenticatie via code of badge te gebruiken.

Elke vraag die je met “ja” beantwoordt, is een aspect van je beveiliging dat goed zit. Antwoordde je ergens “nee”? Dat is een werkpunt! Let op: als je zes keer of meer “nee” antwoordde, loopt je bedrijf een veiligheidsrisico! Schakel meteen een specialist in die jouw situatie onder de loep neemt.

Nood aan een partner die je printers beter beveiligt? Via Managed Print Services analyseren XsolveIT en Xerox de situatie in uw bedrijf en beveiligen ze uw printomgeving. Zo blijf je zorgeloos afdrukken, terwijl je data en toestellen beschermd zijn.