Congrès notarial d'Anvers
XsolveIT, partenaire de la profession notariale
XsolveIT est un fier partenaire de cette conférence. Par notre présence, nous souhaitons mettre l’accent sur la valeur ajoutée que nous offrons aux études notariales. Ainsi, XsolveIT dispose d’une multitude de solutions d’archivage et d’impression performantes et adaptées aux notaires d’aujourd’hui.
Découvrez l’archivage intelligent adapté à votre étude notariale
Nos solutions d’archivage vous permettent d’archiver numériquement vos documents de manière simple et rapide. D’une simple pression sur un bouton, vous pouvez envoyer vos documents à une adresse électronique ou à un emplacement réseau, les stocker dans une application professionnelle, ou une combinaison des deux. En outre, vous pouvez simplement choisir de l’enregistrer non seulement en tant que PDF consultable, mais aussi, par exemple, en tant que fichier Microsoft Word, Excel ou OpenOffice.
Intégration facile avec vos applications professionnelles
La philosophie des « normes ouvertes » de nos solutions garantit que vous pouvez les intégrer à n’importe quelle application commerciale (ERP/ CRM/DM). Nous veillons à ce que vos documents aboutissent au bon endroit et soient automatiquement absorbés par vos applications.
Par exemple, nous archivons directement dans les fichiers de SuperMedewerker, ActaLibra et Notadoc (cabinets de notaires), Cicero (cabinets d’avocats) et Skarabee (immobilier), ainsi que dans des applications personnalisées.
Archivage simple
Grâce à l’intégration complète avec Xerox ConnectKey, l’archivage numérique n’a jamais été aussi facile. Vous choisissez le bon modèle de numérisation sur l’écran de votre Xerox Altalink ou Versalink, répondez aux questions sur le document (client, relation, type de document, nom du document, etc.) définies par votre organisation, ou faites extraire automatiquement les informations de votre document par code-barres ou lecture de zones prédéfinies.
Récupération simple
Étant donné que nous sauvegardons les documents sous forme de fichiers avec possibilité de recherche textuelle (PDF/A), vous pouvez très facilement utiliser Acrobat Reader, Windows Desktop Search ou tout autre moteur de recherche pour retrouver vos fichiers. Vous pouvez effectuer des recherches à partir de métadonnées, par exemple les questions auxquelles vous avez répondu pendant le processus de numérisation, ou les valeurs des codes-barres ou des zones. De plus, le document étant 100% consultable, il est possible d’effectuer une recherche par contenu du document : par type d’acte, par nom, par adresse, par relation, par registre. Il ne s’agit là que de quelques suggestions pour trouver votre document.
Ce qu'en disent nos clients ?
Notaires De Wulf, Verbist & Van Poucke
Cabinet d’avocats Imposto
Fonctionnalités de la solution XsolveIT scan
Valeur ajoutée
Interface intuitive
L’interface intuitive du Xerox Versalink / Altalink facilite la numérisation des documents.
Créez facilement des étapes types dans lesquelles les utilisateurs doivent répondre à des questions sur le document (client, relation, type de document, nom du document, etc.) en utilisant du texte libre ou des entrées numériques, en choisissant des listes ou des carnets d’adresses préétablis.
En outre, la fonctionnalité EIP des machines Xerox permet d’accéder à la base de données. Il peut s’agir d’une base de données provenant d’une structure de répertoire Windows ou d’une base de données provenant de votre application commerciale.
- Créez des modèles de numérisation adaptés à votre méthode de travail.
- Consultez la structure des dossiers de votre réseau pour stocker des documents, en utilisant l’option de navigation dans les dossiers.
- Affichez les données du LDAP ou de l’Active Directory de votre organisation dans les modèles d’analyse.
- Connexion aux bases de données des applications d’entreprise
Modèles personnalisés
En vous identifiant sur le Xerox VersaLink / Altalink, vous avez la possibilité d’afficher uniquement les modèles de numérisation qui vous intéressent. Vous pouvez également numériser directement vers votre adresse électronique ou votre dossier personnel sur le réseau.
- Numériser directement vers votre propre courrier électronique
- Numérisation directe vers votre dossier personnel sur le réseau
- Les modèles importants pour vous sont immédiatement disponibles sur la machine Xerox.
Reconnaissance des codes-barres
La numérisation de documents est facile et efficace grâce à l’utilisation de codes-barres ou de codes QR. Vous pouvez utiliser ces codes-barres pour numériser des documents individuellement ou par lots. Il s’agit de lire les métadonnées du code-barres pour archiver les documents de manière efficace, automatique et sans erreur sur le réseau ou dans les applications professionnelles.
Efficace – Numérisez et séparez rapidement les piles de documents pour les codes-barres.
Précision – Utilisez les codes-barres pour ajouter les métadonnées correctes au document sans erreur.
Flexible – Utilisez des valeurs de codes-barres multirégions, multi-codes-barres et multi-pages.
Dynamique – Laissez iXware traiter et acheminer automatiquement vos documents en fonction des valeurs figurant sur le code-barres.
Reconnaissance des zones
Lorsque vous souhaitez numériser plusieurs documents ayant la même mise en page, la numérisation par zone OCR vous fera gagner un temps précieux. Grâce à la fonctionnalité OCR de la zone, vous pouvez facilement créer des modèles. Dans ces modèles, vous pouvez définir les zones et les valeurs qui doivent être reconnues. Les métadonnées de ces zones sont utilisées pour archiver vos documents de manière efficace, automatique et sans erreur sur le réseau ou dans les applications professionnelles.
Efficacité – Numérisation plus rapide des piles de documents, plus besoin de numériser chaque document individuellement.
Flexible – Créez facilement vos propres modèles avec le « Xerox EIP Configurator ».
Dynamique – Traiter et acheminer automatiquement vos documents en fonction des valeurs qu’ils contiennent.
Fractionnement de documents
Nous proposons plusieurs options pour numériser vos documents par lots. Nous pouvons séparer vos documents par nombre de pages, pages vierges, zones ou codes-barres.
Ne numérisez plus jamais vos documents un par un, mais numérisez plus rapidement des piles de documents en même temps en utilisant des séparateurs de pages.
Numérisation de livres et de brochures
Numériser rapidement et facilement des actes, des livres et des livrets dans un format informatique lisible. Chaque page d’un acte est mise au format PDF dans le bon ordre en tant que page individuelle, conversion de A3 en A4 tout en conservant la logique de la numérotation.
Timbre Bates
- Chiffres
Numérotation séquentielle, ID aléatoire, numérotation des pages, etc. - Texte
Texte fixe, saisie libre à partir du modèle de numérisation, date, nom d’utilisateur, adresse électronique, etc. - Images
Logo de l’entreprise, cachet, sceau, etc.
En outre, nous proposons un module d’estampillage Bates entièrement configurable. Cela permet aux utilisateurs d’ajouter facilement des tampons à leurs documents numérisés. Les marques peuvent être placées à différents endroits du document : sur la première page, sur toutes les pages, sur les pages paires ou impaires, etc.
Formats de fichiers
Numérisez vos documents au format PDF/A, MS Word, MS Excel, OpenOffice, TXT, Tiff, JPG et autres formats de fichiers permettant la recherche de texte.
La numérisation vers ces formats de fichier vous permet d’éditer le document dans votre programme favori sur l’ordinateur après la numérisation, en conservant évidemment le formatage.
Autres fonctionnalités (standard)
- Suppression des pages blanches
- Deskew / despecle / rotation automatique
- Reconnaissance de Ckeckbox
- Validation des valeurs
- Numérisation groupée – créer une tâche de numérisation avec des tâches de numérisation provenant du chargeur et de la plaque de verre
