De flexibele werkplek
Van kantoor naar Workplace as a Service.
Werk jij 8 uur per dag op een vaste plek? De kans is groot dat je op deze vraag ‘nee’ antwoordt.
’s Ochtends bezoek je een klant, na de middag heb je een meeting in de vergaderzaal, intussen check je je mails op je laptop of smartphone en vul je snel een rapport verder aan …
Werken kan vandaag – dankzij snel internet en cloud computing – zo goed als overal. Dat zorgt ervoor dat de traditionele werkplek, met een vast bureau per werknemer, plaatsmaakt voor alternatieve werkplekken.
Flexibele werknemers, flexibele werkplekken
Werknemers, en zeker millennials, zijn vandaag mobieler dan ooit. De ene dag werken ze op het hoofdkantoor, de andere dag bij een klant, de dag erna in een andere vestiging van je bedrijf. Dat wisselen ze nog eens af met thuiswerk en werken in co-workingspaces. Dankzij mobiele toestellen, alomtegenwoordige internetdekking en de cloud hebben ze overal beveiligde toegang tot bestanden en kunnen ze waar dan ook gebruik maken van hun software. Tegelijk kunnen met behulp van het internet vlekkeloos samenwerken met hun collega’s via chatprogramma’s en samenwerkingsplatformen. Nieuwe technologie biedt werknemers dus heel wat meer vrijheid en flexibiliteit, en werknemers verlangen daar ook naar. Waarom zouden ze twee uur per dag in de wagen of de trein doorbrengen om naar hun kantoor te rijden als er op een kwartier rijden van hun woonplaats een co-workingspace is? Daar vinden ze alle nodige IT- en kantoorfaciliteiten en kunnen ze geconcentreerder werken dan thuis. Ze hebben er ook professionele sociale contacten – iets dat thuiswerkers vaak missen. In flexwerkplekken is er bovendien ruimte voor interactie met andere bedrijven en ondernemers. Daaruit kunnen interessante nieuwe kruisbestuivingen ontstaan. Uit studies blijkt bovendien dat werknemers die vrijheid krijgen, productiever werken.
Vierkante meters delen
Flexibele werkplekken zijn al enkele jaren een gigantisch succes. Initieel begonnen een aantal spelers, zoals WeWork, ruimtes in leegstaande kantoorgebouwen te verhuren. In het begin vonden vooral creatieve ondernemers en start-ups de weg naar zulke kantoren. Zij beschikken niet altijd over de fondsen om zelf een gebouw aan te kopen of een grote ruimte te huren. Voor hen waren het werkplekken, maar ook ontmoetingsplaatsen waar (tijdens de lunch of aan het koffieapparaat) nieuwe communities en ideeën groeiden.
Workplace as a Service
Ook in België vinden heel wat (jonge) ondernemingen de weg naar co-workingspaces, bijvoorbeeld bij Interoffices of Officenter. Ze kunnen er een vaste kantoorruimte, maar ook tijdelijke werkplekken en vergaderruimtes huren – en dat in vestigingen over heel het land. De kantoren zijn volledig uitgerust met snel internet, print- en kopieertoestellen, een onthaal, een coffee corner en veel meer. De ruimte schaalt bovendien flexibel met hen mee. Zaakvoerders moeten bij groei niet meteen gaan uitkijken naar een nieuw gebouw, maar huren gewoon een extra bureau. De meeste bedrijven maken op het vlak van software al lang gebruik van een abonnementsformule per gebruiker: Software as a Service (SaaS). Ook de werkplek wordt een service. Zaakvoerders weten dus perfect wat een nieuwe werknemer hen maandelijks kost.
Co-workingspaces worden trouwens ook gebruikt door grote, gevestigde bedrijven. Ze laten hen toe om snel en flexibel in te spelen op nieuwe groeiopportuniteiten wereldwijd. In plaats van een gebouw in Singapore aan te kopen of te huren om 250 werknemers aan de slag te laten gaan, huurt een multinational gewoon 250 werkplekken in gedeelde kantoorruimtes.
Space planning en office sharing
Heel wat bedrijven vragen zich af of ze nog nood hebben aan al die bureaus en vierkante meters in hun kantoorgebouw, nu hun werknemers in principe overal kunnen werken. Enerzijds kunnen ze hun gebouw anders inrichten, met een aantal klassieke vaste werkplekken, hotdesks, kleine ruimtes om geconcentreerd te werken, een ontspanningsruimte en informele vergaderhoekjes. Anderzijds kunnen ze hun vrije bureaus en vierkante meters verhuren als flexwerkplek via een app als Workero. Dat platform speelt helemaal in op het nieuwe, mobiele werken van ‘phygital nomads’ – mensen die digitaal werken op de fysieke plek die hen het beste ligt. ‘Het beste ligt’ verwijst uiteraard naar een plek waar ze zich goed voelen en productief kunnen werken, maar ook naar een plek waar ze (toevallig) in de buurt zijn. Nomaden trekken namelijk rond. Zijn ze ’s ochtends in Antwerpen voor een meeting, dan zullen ze daarna niet in de file gaan staan om weer naar hun hoofdkantoor in Gent of Brussel te rijden.
Zowel voor ‘huurders’ als ‘verhuurders’ heeft Workero heel wat voordelen. Werknemers die de app gebruiken, vinden makkelijk de dichtstbijzijnde werkplek. Als eigenaar van een bedrijfsgebouw kun je je leegstaande ruimte laten renderen, maar maak je ook kennis met jong en dynamisch talent netwerk en ontdek je misschien nieuwe zakelijke opportuniteiten.
Uitdagingen voor elk bedrijf
Is het binnenkort gedaan met een vaste werkplek voor iedereen? Zullen werknemers op flexwerkplekken aan de slag gaan en hun bureaus delen? Zullen werkgevers geen gebouwen meer kopen of huren, maar zich abonneren op werkplekken in een ‘Workplace-as-a-Service’-formule? Het is moeilijk te voorspellen. Het einde van deze evolutie is in elk geval nog niet in zicht. Bedrijven zullen zich hoe dan ook anders moeten gaan organiseren, nu een nieuwe generatie professionals, nieuwe technologieën en nieuwe opvattingen over werk de arbeidsmarkt overnemen.
Wat betekent dit voor het printerpark?
Ook voor printerparken betekent deze evolutie heel wat. Een compacte printer op elk bureau of op elke afdeling is weinig zinvol als ruimtes flexibeler gedeeld worden. Wellicht zullen kleine, gedecentraliseerde toestellen plaatsmaken voor grotere, centrale toestellen met meer functionaliteiten of misschien ook niet ?
Cloud Printing zal wel de regel worden, ik druk op print en haal mijn documenten af op het moment en op de plaats wanneer het mij het beste uitkomt. Alle printers zijn volwaardige IOT devices – up-to-date – veilig – makkelijk in gebruik en altijd beschikbaar.
