Is jouw kmo een intelligente werkplek?
De manier waarop de wereld werkt, verandert. Of het nu gaat om een volgende industriële revolutie, vergelijkbaar met de stoommachine, of niet: het staat vast deze trends voor boeiende evoluties op de werkvloer zullen zorgen. Hoe speel jij in op die veranderingen in het werkveld? Hoe bereid jij je onderneming voor op de toekomst? Hoe maak jij je werkplek slimmer, en waarom?
Werk in beweging
Concreet zien we in de bedrijfswereld belangrijke verschuivingen op drie vlakken:
- Technologie: Geconnecteerde devices en het Internet of Things zullen binnen enkele jaren alomtegenwoordig zijn. Tablets, smartphones en de cloud zorgen ervoor dat werknemers niet langer met (papieren) documenten werken, maar eerder met digitale applicaties. Tegelijkertijd zorgt die toegenomen digitalisering voor een groeiende bezorgdheid rond online veiligheid.
- Demografie: Tegen 2025 zullen driekwart van de werknemers millennials zijn. Deze digital natives werken en consumeren informatie op een heel andere manier dan de vorige generaties, die ook nog op de werkvloer rondlopen. Je werknemers verwachten dat ze altijd, overal en vanop elk toestel kunnen communiceren, printen en informatie kunnen raadplegen.
- Werkstijl: Tegen 2025 verwacht men dat de helft van het personeel mobiel werkt. Tegelijk zullen bedrijven hun vierkante meters kantoorruimte afbouwen, werken op verplaatsing faciliteren en hun uitgaven aan IT beperken. Er is dus een groeiende nood aan infrastructuur die het mogelijk maakt om vlot vanop afstand samen te werken.
Voor ondernemers is het dus zaak om ‘mee’ te zijn met deze evoluties. Hoe begin je eraan? Door je werkplek slimmer te maken.
Wat is een slimme werkplek?
Een slimme werkplek speelt in op de drie trends hierboven. In de eerste plaats laat ze je werknemers toe efficiënt (mobiel) te werken dankzij gebruiksvriendelijke applicaties en geautomatiseerde processen. De toestellen, data en documenten in je digitale werkomgeving zijn volgens strikte normen beveiligd. Tot slot worden de faciliteiten in je kmo zelf efficiënter gebruikt doordat je meer controle krijgt over je kosten en infrastructuur en je je duurzaamheid verbetert.
Hoe maak je je kmo intelligent?
Maar hoe realiseer je zo’n slimme en efficiënte werkplek in je kmo? Er zijn een viertal aspecten waaraan je kunt werken.
Digitalisering
Digitalisering heeft heel wat potentieel om het dagelijkse leven van jou en je werknemers aangenamer te maken. In een eerste fase kun je manuele processen automatiseren met eenvoudige apps. Wie het (daarna) grootser wil aanpakken, kan er ook voor kiezen om volledige workflows te digitaliseren en automatiseren. Bij wijze van voorbeeld: In plaats van een bestelbon of factuur af te drukken, in te voeren in je systeem, door te sturen naar de desbetreffende dienst en een kopie in een archiefmap te bewaren, kun je die flows ook geheel automatisch laten verlopen. Dat gaat sneller én je spaart afdrukkosten uit. Hetzelfde geldt voor overeenkomsten: waarom zou je ze afdrukken, ondertekenen en weer inscannen als je ze ook digitaal kunt ondertekenen?
Data-analyse
Data is het nieuwe goud. Het is intussen bijna een cliché, maar er zit wel veel waarheid in. In elk bedrijf, ook in jouw kmo, slingert veel informatie rond. Hoeveel pagina’s worden er afgedrukt? Hoeveel geef je elk jaar uit aan toner? Hoeveel tijd spendeert je personeel aan repetitieve taken? Hoeveel zaken worden er afgedrukt terwijl ze ook op het scherm behandeld kunnen worden? Wie die data verzamelt en er inzicht in verwerft, kan zijn of haar bedrijf efficiënter organiseren en de productiviteit verhogen. Dankzij cijfers en statistieken zie je zwart op wit op welke vlakken je tijd en geld verliest. Zo kun je gericht werkpunten aanpakken: die punten die je het meeste tijd en geld kosten en die eenvoudig te verbeteren zijn.
Cloud
Vroeger betaalde je voor je softwarepakketten en IT-systemen een vast bedrag, ongeacht je aantal werknemers. Of je betaalde een fixed fee voor een bepaald aantal gebruikers. Nam je werknemer 51 in dienst, dan riskeerde je plotseling voor 100 gebruikers te moeten betalen. In beide gevallen is de kostprijs dus niet recht evenredig aan je aantal werknemers. Dankzij hedendaagse cloudoplossingen en Software-as-a-Service betaal je een vast tarief per gebruiker. Die systemen zijn bovendien schaalbaar en groeien dus mee op het ritme van je bedrijf. Een bijkomend voordeel van cloudtoepassingen is dat je niet meer afhankelijk bent van een fysieke werkplek, maar ze net op elk toestel met een internetbrowser kunt gebruiken. Ook je data, documenten en je printerpark kun je beheren via de cloud. Zo kun je overal bestanden raadplegen en printopdrachten doorgeven. Op die manier ondersteunt de cloud je omschakeling naar een eigentijdse, flexibele werkplek.
Beveiliging
Met nieuwe digitale opportuniteiten voor je bedrijf komen – jammer genoeg – ook digitale dreigingen. Daarom dat providers van clouddiensten voortdurend alles in het werk stellen om al je bedrijfsdata te beveiligen volgens de strengste veiligheidsnormen. Dat maakt de cloud in vele gevallen veiliger dan on-premise-oplossingen. Waar je vroeger zelf alle veiligheidsupdates voor je systemen moest installeren, doet de provider dat nu voor jou of gebeurt het automatisch. Zo gaan jij en je werknemers zorgeloos aan de slag.
En jij?
- Hoe gaat jouw bedrijf om met flexibel werken en de faciliteiten daarvoor?
- Hoe snel omarmt je bedrijf de cloud en cloudoplossingen?
- Wil jij de stap zetten naar een eigentijdse, efficiënte, intelligente werkplek?
Je staat er gelukkig niet alleen voor. Met Xerox® Intelligent Workplace Services maakt Xerox van je kmo een efficiënte werkomgeving. Xerox bekommert zich om elk van de vier aspecten die hierboven werden besproken met behulp van een uitgebreid pakket aan diensten en tools. Dankzij die oplossingen kunnen je werknemers productiever werken in een beveiligde omgeving en creëer jij een efficiënte werkplek.
