Xerox printers, kopieerapparatuur en multifunctionals (mfp).

Archivering

Archivering op maat van uw bedrijf

Bij XsolveIT kennen we niet alleen onze klanten, maar ook de sector waarin ze actief zijn proberen we steevast te doorgronden. Zo leren we de noden van onze klanten kennen en is XsolveIT de ideale partner om snel een project uit te werken die uw wensen en behoeften volledig inlost.
Onze archiveringsoplossingen bieden u de mogelijkheid om uw documenten eenvoudig en snel digitaal te archiveren. Met een druk op de knop kunt u uw documenten naar een emailadres of netwerklocatie sturen, binnen een bedrijfsapplicatie bewaren, of een combinatie ervan. Bovendien kunt u er simpelweg voor kiezen om deze niet alleen als tekst doorzoekbare PDF, maar ook bijvoorbeeld als Microsoft Word, Excel, of OpenOffice bestand op te slaan.

 

Eenvoudig integreren met uw bedrijfsapplicaties

De ‘open standards’ filosofie van onze oplossingen zorgt ervoor dat u met iedere bedrijfsapplicatie (ERP/ CRM/DM) kunt integreren. We zorgen ervoor dat uw documenten op de juiste plaats terecht komen, en automatisch door uw applicaties worden opgenomen.
Zo archiveren we bvb rechtstreeks in de dossiers van SuperMedewerker, ActaLibra en Notadoc (notariskantoren), Cicero (advocatenkantoren) en Skarabee (vastgoed), alsook in op maat geschreven applicaties.

managed print services, archivering, printen, kantoor, bedrijf, workflow, document management, print solutions, digital print solution, document management software, print services

Eenvoudig archiveren

Dankzij de volledige integratie met de Xerox Multifunctionals is digitaal archiveren nog nooit zo eenvoudig geweest. U kiest op het scherm van uw Xerox de juiste scan template, beantwoordt de vragen over het document (klant, relatie, type document, naam document, etc.) zoals deze door uw organisatie zijn bepaald of laat de informatie automatisch uit uw document halen door middel van barcodes of het uitlezen van vooraf bepaalde zones.

Eenvoudig terugvinden

Omdat we de documenten als tekst doorzoekbare bestanden opslaan, kunt u heel eenvoudig Acrobat Reader, Windows Desktop Search of een andere desktop zoekmachine gebruiken om uw bestanden terug te vinden. U kunt zoeken op metadata, bijvoorbeeld de vragen die u tijdens het scanproces heeft beantwoord, of waarden uit barcodes of zones. Daarnaast is het mogelijk, omdat het document 100% doorzoekbaar is gemaakt, te zoeken op inhoud van het document: op leverancier, klantnaam, adres, hoeveelheid, prijs.. Het zijn slechts een aantal suggesties om uw document terug te vinden.

Wat onze klanten zeggen ?

Notariaat De Wulf, Verbist & Van Poucke

Advocatenbureau Imposto

Functionaliteit

Voordelen

browser

Intuitieve interface
Dankzij de intuïtieve interface van de Xerox Multifunctional is het eenvoudig voor gebruikers om documenten te scannen.

Creëer eenvoudig template stappen waarin gebruikers vragen over het document (klant, relatie, type document, naam document, etc.) moeten beantwoorden door middel van vrije tekst of numerieke invoer, keuze uit vooraf opgezette lijstjes of adresboeken.

Daarnaast biedt de EIP functionaliteit van de Xerox machines de mogelijkheid om databases te raadplegen. Dit kan een database van een Windows mappenstructuur zijn, maar ook een database vanuit uw bedrijfsapplicatie.

  • Creëer scan templates die passen bij uw manier van werken.
  • Raadpleeg de mappenstructuur van uw netwerk om documenten op te slaan, door middel van de folder browse optie.
  • Toon gegevens uit de LDAP of Active Directory van uw organisatie in de scan templates.
  • Maak verbinding met databases van bedrijfsapplicaties
employee

Persoonlijke templates
Door uzelf te identificeren aan de Xerox Multifunctional, krijgt u de mogelijkheid om alleen de scan templates te tonen die voor u van belang zijn. Tevens kunt u direct naar uw eigen emailadres of eigen persoonlijke map op het netwerk scannen.

  • Direct scannen naar uw eigen email
  • Direct scannen naar uw persoonlijke folder op het netwerk
  • Direct de templates beschikbaar op de Xerox machine die voor u belangrijk zijn
barcode-2

Barcode herkenning
Documenten scannen is eenvoudig en efficiënt met behulp van barcode of QR-code. U kunt deze barcodes gebruiken om documenten afzonderlijk of in batches te scannen. Hierbij wordt de metadata uit de barcode uitgelezen om de documenten efficiënt, automatisch en foutloos op het netwerk of binnen bedrijfsapplicaties te archiveren.

Efficiënt – Snel stapels documenten scannen en scheiden op barcodes.

Accuraat – Gebruik barcodes om zonder fouten de juiste metadata aan het document toe te voegen.

Flexibel – Gebruik multi-regio, multi-barcode, multi-pagina barcodewaarden.

Dynamisch – Laat iXware automatisch uw documenten verwerken en routeren volgens de waarden op de barcode.

zoom

Zone herkenning
Wanneer u meerdere documenten wilt scannen met dezelfde lay-out, zal het scannen door middel van zone OCR u kostbare tijd besparen. Met de zone OCR functionaliteit kunt u eenvoudig sjablonen creëren. Binnen deze sjablonen kunt u bepalen welke zones en waarden herkend moet moeten worden. De metadata uit deze zones wordt gebruikt om uw documenten efficiënt, automatisch en foutloos op het netwerk of binnen bedrijfsapplicaties te archiveren.

Efficiënt – Sneller scannen van stapels documenten, niet langer noodzaak om ieder document afzonderlijk te scannen.

Flexibel – Creëer eenvoudig uw eigen sjablonen met de ‘Xerox EIP Configurator’ van iXware.

Dynamisch – Laat iXware automatisch uw documenten verwerken en routeren volgens de waarden in het document.

cut-1

Document splitting
iXware biedt diverse mogelijkheden om uw documenten in batches te scannen. iXware kan uw documenten scheiden op aantal pagina’s, blanco pagina’s, zones of barcodes.

Nooit meer uw documenten één voor één scannen, maar sneller stapels documenten tegelijk scannen door paginascheidingen te gebruiken.

agenda

Boek en Booklet scanning

Snel en eenvoudig boeken en booklets scannen naar een leesbaar computerformaat. Iedere bladzijde van bijvoorbeeld een akte wordt in de juiste volgorde als afzonderlijke pagina in PDF-formaat gezet.

rubber-stamp

Bates stamp

  • Nummers
    Opeenvolgende nummering, willekeurig ID, pagina nummering, etc.
  • Tekst
    Vaste tekst, vrije invoer vanuit de scan template, datum, gebruikersnaam, email adres, etc.
  • Afbeeldingen
    Bedrijfslogo, bedrijfsstempel, etc.

 

iXware biedt een volledig configureerbare Bates-stempel Module. Hierdoor kunnen gebruikers gemakkelijk stempels aan hun gescande documenten toevoegen. De merktekens kunnen worden geplaatst op diverse locaties binnen het document: op de eerste pagina, op alle pagina’s, of op even of oneven pagina’s, etc.

doc

Bestandsformaten
Scan uw documenten naar tekst doorzoekbare PDF, MS Word, MS Excel, OpenOffice, TXT, Tiff, JPG en andere bestandsformaten.

Scannen naar deze bestandsformaten geeft u de mogelijkheid om het document na het inscannen te bewerken in uw favoriete programma op de computer, uiteraard met behoud van de opmaak.

Overige (standard) functionaliteiten

  • Verwijderen van blanco paginas
  • Deskew / despecle / automatische rotatie
  • Ckeckbox herkenning
  • Validatie van waarden
  • Collect scan – scanopdracht opbouwen met scan jobs vanaf de feeder en glasplaat
Stel uw vraag
  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.